1 - Introduction
Cet article "Les actions et réflexions préalables à la création de l'activité #1" vous permettra de faire l'inventaire des moyens indispensables à la création d'une nouvelle activité entrepreneuriale.
Cet article sera complété par les deux articles et modules E-learning de TPE-académie suivants :
- Choix du régime fiscal et social pour votre future activité,
- Les actions et réflexions préalables à la création de l'activité #2 (2ème partie).
2 - A propos de votre Projet : la structure et les moyens.
Un projet peut résulter d'une opportunité qui se présente à vous, d'une idée fugace qui vous a traversé l'esprit ou encore d'une réflexion longuement murie.
Quoiqu'il en soit, un projet d'entreprise est une aventure passionnante qui prend sa source selon différents faits générateurs et doit se structurer pour passer d'une idée fulgurante, d'un rêve, d'une envie à une construction réaliste.
Les réflexions que vous réaliserez à l'occasion d'un projet sont des moments privilégiés qui vous permettent d'affiner, de compléter, de nourrir à la fois vos convictions mais surtout l'ossature de votre projet.
Ne pensez pas un instant que cette phase est une perte de temps, elle donnera à votre projet la consistance et la fiabilité qui en feront les gages de la réussite future.
2.1 Structuration de votre projet
Avant tout, il est important de donner un nom à votre projet de manière à l'identifier clairement.
Vos premiers travaux concernant votre projet doivent permettre de définir son contenu, ce qu'il apporte dans un marché existant, ce qui le distingue des autres, les atouts que vous lui attribuez et qui permettront à votre avis sa réussite.
Exemple : Création de DIGITALEASY, un service aux particuliers d'installation de leur univers digital (Mail, mini site, accès réseaux sociaux, réglages mobile, tablette, PC, choix du stockage de données, installation d'applications)
Cette activité sera exercée à domicile des futurs clients, elle intégrera l'interface avec les vendeurs de matériel, les opérateurs et les éditeurs de services web afin que les futurs clients n'aient qu'un seul interlocuteur pour leur coaching dans le monde digital.
2.2 Inventaire des moyens
Au-delà de l’importance d’un PROJET VIABLE, réfléchi, documenté et équilibré, l’entrepreneur doit se doter de différents moyens qui vont lui permettre de mener à bien son projet d’entreprise.
Toute entreprise requiert des moyens financiers, humains et matériels pour structurer sa création et son développement.
Ce travail d'inventaire est primordial car il permettra d'établir votre business plan avec les moyens financiers que vous allez recueillir et la manière dont ils seront utilisés.
Les moyens humains outre votre contribution personnelle dans la réalisation du projet doivent préciser les éventuels autres contributeurs (associés, salariés, conseiller, partenaires,.) qui vous aideront dans votre objectif.
Les moyens matériels consistent en l'environnement matériel, technique, intellectuel de votre futur activité : locaux, machines, outillage, mobilier, installation, marques, brevets,..)
3 – Les moyens financiers :
Le capital financier est une composante indispensable dans la réalisation d'un projet d'entreprise.
Il se compose :
- du capital apporté par le ou les fondateurs,
- ce capital pourra être complété par des apports en compte courant par différents associés ou éventuellement par des partenaires du projet,
- pour compléter les moyens financiers il peut être fait recours à l'emprunt auprès d'organismes bancaires ou d'autres prêteurs.
L'étape suivante va détailler les différents moyens financiers.
3.1 Le capital social
Le capital social représente la mise de fonds des fondateurs dans le cadre d’une EURL, SARL ou des actionnaires dans le cas d’une SAS, SASU.
La part de capital règle le niveau de propriété de l‘entreprise par ses apporteurs.
L’apport de capital obéit à certaines règles. Il peut être d’un montant minimum, en espèces, en nature ou en industrie. En cas d’apport en espèces, il doit être libéré en tout ou partie, c’est-à-dire versé par les associés ou les actionnaires au moment de la création.
Il peut être d'un montant minimum mais n'oublions pas que son intérêt réside essentiellement dans le financement des moyens de démarrage qui permettra à l'entreprise de trouver son équilibre,
Ainsi, ajouté aux autres moyens financiers, il devra correspondre aux besoins nécessaires pour lancer le projet.
3.2 l’apport en compte courant
L’apport en Compte Courant est un moyen de financement complémentaire.
Dans ce cas, l’associé ou un tiers apporteur joue le rôle d’un financeur (banquier).
Les fonds apportés peuvent être retirés librement (sauf convention de blocage) et les fonds peuvent être rémunérés par un intérêt.
Les apports, retraits ainsi que la rémunération des comptes courants des associés sont réglementés.
Modalités d’apport en compte courant d’un associé
Normalement, un simple accord suffit pour exécuter un apport en compte courant.
Il est conseillé toutefois de formaliser le fonctionnement du compte courant d’associé par un écrit présent soit :
- par une convention de compte courant d’associé conclue entre la société et l’associé concerné,
- dans les statuts de la société,
- par un acte résultant d’une décision prise à l’unanimité des associés.
Si les fonds ne sont pas bloqués au-delà de 2 ans, les apports ne sont pas soumis à des règles de détention du capital par les associés.
Au-delà de 2 ans de blocage, les conditions pour qu’un associé ait un compte courant dans la société sont :
- soit qu’il détienne un pourcentage égal à au moins 5% du capital social de la société s’il s’agit d’une SARL ou d’une société par actions,
- soit qu’il soit administrateur, membre du directoire, membre du conseil de surveillance ou gérant de la société.
3.3 le compte courant, rémunérations et remboursement
- Rémunération des comptes courants
Les comptes courants d’associés peuvent être rémunérés par un intérêt fixe dont le taux est librement déterminé entre l’associé et la société.
Il est important que le taux ne soit pas excessif et car il comporterait un risque de redressement fiscal au motif que l’associé profiterait de la société pour encaisser des gains financiers ne correspondant pas aux taux effectifs moyens pratiqués par les banques.
- Modalités de remboursement du compte courant d’associé
L’associé peut demander le remboursement immédiat des apports en compte courant.
Cette demande peut toutefois être limitée soit par un acte qui prévoit les modalités du remboursement, soit par une convention de blocage, soit par des circonstances financières qui mettraient la société en péril à la suite de ce retrait d’apport.
3 .4 le financement par emprunt
A différents moments de son activité et particulièrement à sa création, , l’entreprise peut avoir besoin d'un financement complémentaire et ce, pour diverses raisons.
Quelles sont les raisons de souscrire à un emprunt auprès d’une banque ?
- Pour financer un stock permanent et tampon important,
- Pour financer des immobilisations ou des investissements durables,
- Pour rééquilibrer sa situation financière qui cause de manière structurelle un déficit de trésorerie permanent.
Dans tous les cas, la demande de crédit auprès d’un établissement financier doit être motivée, et préciser de manière claire le besoin de financement et les objectifs attendus en retombée de l’investissement facilité par le crédit accordé :
- Achats d’un matériel productif permettant l’élargissement de la gamme de produits.
- Achats d’un fonds de commerce ou d’un local nécessaire à la création ou à l’extension de l’activité.
- Acquisition de droits incorporels comme le droit d’entrée dans une franchise, l’achat d’une licence d’exploitation, d’un procédé utile à la création et au développement de l’entreprise.
La réalisation d’un business plan concernant cette opération sera cruciale pour convaincre l’organisme prêteur de la rentabilité à terme de l’investissement et dont le financement est demandé.
4 – Les moyens humains
C’est l’ensemble des compétences et relais que l’entrepreneur pourra utiliser et sur lesquels il pourra s’appuyer pour consolider et développer son projet : les fondateurs et associés, les futurs salariés, les fournisseurs, les partenaires financiers, les organisations de franchises, les conseils, les clients, le réseau social, et les amis.
Le choix des partenaires qui vont accompagner votre projet est crucial.
Il est important de bien les choisir car le plus souvent, les personnes ou structures qui peuvent vous accompagner le feront dans le cadre d'un contrat (contrat de travail, contrat de sociétés pour les associés, contrats commerciaux ou bail pour les fournisseurs, etc.)
Une des raisons de s'adjoindre une ressource humaine pour lancer votre projet est d'y trouver une compétence, un moyen complémentaire facilitant la réussite de votre entreprise, tout en mesurant le degré de dépendance que cette collaboration engendrera dans l'avenir.
4.1 les associés
Ce qui distingue une entreprise individuelle ou une société unipersonnelle (EI, EURL SASU) d'une société de type SARL ou SAS est la présence d'associés ou d'actionnaires qui vont contribuer au capital de l'entreprise en question et aussi qui participe à la gestion.
Dans les entreprises de type SARL, on parle d'associés, alors que dans les entreprises de type SA SAS, on parle d'actionnaires.
Les premiers possèdent des parts alors que les seconds possèdent des actions. ces titres, parts ou actions leur donnent un droit proportionnel à leur apports sur la répartition des bénéfices et au niveau du droit de vote dans les diverses assemblées de ces sociétés.
Le choix des associés ou actionnaires participants au capital de l'entreprise doit être un choix avisé en fonction des besoins de l'entrepreneur fondateur :
- Recherche de capitaux
- Envie d'être accompagné dans la gestion de l'entreprise
- Ajout d'une compétence clé qu'apporte l'associé ou l'actionnaire (Métiers, réseaux, )
- Ajout de confiance dans les relations avec les tiers
Il est important de vérifier les motivations de l'associé ou de l'actionnaire potentiel
- Envie de gains
- Envie de partage du projet
- Mise en œuvre de ses ressources créatives ou opérationnelles
Les associés peuvent être gérants dans le cas d'une SARL ou participer au conseil d'administration dans le cas d'une SAS
4.2 les salariés
L’embauche de salariés peut être une exigence lors de la création d'une nouvelle activité et ce pour la raison principale de devoir remplir un ou plusieurs postes indispensables à la répartition des fonctions qui devront être assurées.
Le recrutement de salariés dont le coût global (Salaires brut+ commissions + charges patronales + coût de l'environnement d'exploitation et de travail) doit être calculé provisionnellement et doit pouvoir être financé par la marge brute en cas de salaires qui génèrent du chiffre d'affaires ou sur la.marge nette en cas de salaires non liés au chiffre d'affaires.
Les coûts salariaux sont des charges significatives dans votre business plan et il importe de les chiffrer précisément.
Des plateformes de tests en ligne pour sécuriser le recrutement existent et nous vous conseillons de faire appel à une plateforme de paie externalisée pour la gestion des salaires et des charges sociales.
4.3 Les fournisseurs
Les fournisseurs sont des partenaires clés dans toute entreprise et il est judicieux de recenser en fonction du type d'activité que vous envisagez les fournisseurs du secteur et de commencer les contacts par des demande de devis et de catalogue de leurs offres.
Pour tous achats et prestations de services, il est recommandé de consulter plusieurs fournisseurs afin d'avoir une vue comparative sur leurs propositions respectives.
Il est important de connaître les conditions de règlements et d'échéances des fournisseurs de manière à prévoir la trésorerie à décaisser à la suite des achats et frais généraux.
4.4 les partenaires financiers
Au premier chef, l'entreprise doit ouvrir un compte avec une banque pour à la fois réaliser les opérations de compte courant (Encaissements, règlements par virements, chèque ou CB)
Il est important de présenter au banquier de l'entreprise (qui sera probablement celui auprès duquel les fonds du capital de départ seront déposés) le business plan.
Ce sera d'autant plus important que vous envisagez de contracter un emprunt pour financer les investissements dans le cadre de la création de votre entreprise, et éventuellement le stock tampon, nécessité par les premiers achats.
Tout comme le choix d'un fournisseur, le choix d'une banque doit se faire en fonction du type d'établissement financier. A savoir s'il a un réseau spécialisé dans les petites ou les grandes entreprises, le niveau des coûts de gestion du compte & des opérations (Chèques, virements) la facilité avec laquelle les différentes opérations peuvent être réalisées de manière digitale en ligne (Relevés de compte, virements, prélèvements, variation plafond CB,..)
5. les moyens matériels
Les moyens matériels sont généralement, les dépenses d’investissement ou d’immobilisation et ont pour objet l’acquisition de biens ou de services comme les aménagements des locaux qui ont une durée d’utilisation supérieure à l’exercice en cours au cours duquel ils ont été acquis.
Voici quelques exemples de dépenses d’investissement ou d’immobilisation :
- Achat de matériel industriel : machines et outillage,
- Achat de matériel informatique et de mobilier de bureau,
- Aménagement des locaux professionnels, achats de véhicules de transport,
Les achats d’immobilisations peuvent être financés par des emprunts ou des apports en capitaux permanents (Augmentation de capital ou apports complémentaires en compte courant de la part des associés)
Lorsque l’entreprise est significativement bénéficiaire et qu’elle a une trésorerie structurelle positive, elle peut financer ses investissements ou une partie d’entre-eux avec la trésorerie disponible. Toutefois, il est plutôt logique de financer des investissements avec des capitaux plus durables comme l’emprunt qui fait porter une charge de remboursement sur la durée d’utilisation de l’investissement.
5.1 Locaux et aménagements
L’entreprise peut localiser son siège social au domicile du dirigeant dans le cas d’une activité libérale, de services ou qui ne nécessite pas de locaux spécifiques comme des ateliers, une boutique, des bureaux recevant du public.
Souvent, l'entreprise sera domiciliée à l’adresse d’un local pris à bail.
Cette option permet de créer ou de revendre un fonds de commerce qui pourra prendre de la valeur dans le cas d’un développement de l’affaire.
Le choix d'un bail commercial pour y loger l'activité est cruciale côté coût, emplacement, réglementation de l'éventuelle copropriété.
Le bail pourra être un bail classique à échéance triennale, ou un bail précaire dans le cas d'une activité qui risque de nécessiter rapidement un local plus adapté ou encore un bail saisonnier dans le cas d'une activité intermittente.
Les coûts de l'aménagement des locaux pour l'exploration optimale doivent être chiffrés car ces coûts considérés comme des investissements feront partie de la valeur du fonds de commerce que l'entreprise va constituer.
Le dirigeant doit examiner les possibilités et contraintes du bail dans le cas où il envisage des travaux d'aménagement.
5.2 Matériels, outillage et mobilier
Les matériels d'exploitation et outillage font partie des investissements de démarrage
A ceux-ci peuvent s'ajouter du mobilier de bureau, de magasin ou d'atelier, des équipements informatiques, le matériel de transport nécessaire à l'exploitation, etc.
Tous ces investissements doivent être chiffrés sur la base de devis demandés aux fournisseurs de l'entreprise car ils viendront s'ajouter aux total des investissements de démarrage de l'entreprise et sont des éléments du business plan.
5.3 Les moyens incorporels
Figurent également parmi les moyens matériels les investissements incorporels nécessaires au démarrage de l'activité.
On recense dans cette catégorie :
- Les frais de constitution de la société, (Actes et contrats d'avocats ou notariés)
- Les dépôts de marques
- Les frais d'études et de recherche préalable à la création de l'entreprise
Le principal critère pour déterminer ces investissements est leur caractère permanent, c'est à dire qu'ils sont constitutifs du patrimoine de l'entreprise et accroissent sa valeur. Une marque déposée fait partie des actifs valorisés d'un entreprise tout comme les études menées pour étudier la faisabilité de la future activité (étude de marché,)
6 – Le business plan
La conception d’un business plan est un exercice préalable pour tout futur entrepreneur qui souhaite lancer une activité.
Le business plan va permettre de présenter la faisabilité commerciale, marketing, technique et financière de votre futur projet.
Les différentes données financières, le chiffre d’affaires envisagé, les charges fixes et variables et les investissements doivent être résumés dans un budget d’exploitation et un budget de trésorerie.
La présentation d’un business plan doit faire apparaître les positions bénéficiaires ou déficitaires des premiers exercices et la situation de trésorerie qui en découle.
Le principal intérêt de la rédaction d’un business plan réside dans la confirmation de l’équilibre financier du projet et du rapport entre les capitaux apportés, empruntés et les premières utilisations financières et les investissements réalisés avec ces mêmes capitaux.
Il existe de nombreux modèles de business plan plus ou moins complexes à utiliser. Le recours à un professionnel de la comptabilité et de la gestion peut grandement vous aider à bâtir un business plan réaliste qui vous permettra de présenter votre projet à vos associés et à vos éventuels prêteurs et partenaires commerciaux (Banques, fournisseurs, bailleurs,).
6.1 Les données de base
Il est nécessaire de collecter différentes données de base qui vont servir à l'élaboration de votre business plan.
Structure d’un business plan
1- la description du contexte de l’activité et de l’environnement futur de l’entreprise.
2- la définition du marché envisagé en précisant les clients cibles et l’identification de leurs besoins.
3- les différentes ressources humaines dédiées à la fois au management et à l’exécution de l’activité de la future entreprise.
4- les moyens chiffrés envisagés en termes d’investissements (Matériel, agencement, etc.).
5- le mode de financement du projet : capital, apport éventuel en compte courant des associés, emprunts, divers concours à obtenir des fournisseurs ou des partenaires commerciaux.
6- le chiffre d’affaires envisagé la première année et, si possible, une évaluation pour les années suivantes.
7- les charges fixes et variables de la première année et des années suivantes.
6.2 le chiffre d’affaires prévisionnel
Cette première phase de chiffrement de votre business plan consistant à saisir les données de votre chiffre d’affaires prévisionnel est primordiale pour l’établissement de votre business plan financier.
Il faut détailler les chiffres d'affaires prévisionnels sur au moins 3 ans et ce par catégorie d'activité
Une analyse des quantités permet une approche réaliste des prévisions (ex: CA moyen jour de la boutique, nombre de jours d'ouverture, nombre de repas à midi et en soirée pour un restaurant et prix moyen d'un repas, nombre de jours de prestations par mois et tarif journalier de prestation pour une société de services, ..)
Ces données vont conditionner la trésorerie de recettes et le calcul de la TVA collectés sur l’ensemble des ventes de l’entreprise.
Les prévisions de chiffre d’affaires vont également conditionner le calcul des charges variables de négoce et de production au niveau des frais de personnel direct et des achats et consommables qui sont fonction du chiffre d’affaires.
6.3 détermination des charges fixes et variables
Les prévisions de charges d’exploitation également sur trois ans doivent être ventilées en charges fixes, c'est-à-dire celles qui sont indépendantes du niveau de chiffre d'affaires est en charges variables c'est-à-dire celles qui sont fonction du chiffre d'affaires.
Les charges fixes sont des données très importantes, car elles doivent être absorbées totalement par la marge brute prévisionnelle de l'entreprise, de manière à être en position de dégager un résultat bénéficiaire.
Au titre des charges fixes, on peut noter le loyer des locaux, les salaires des collaborateurs non affectés au chiffre d'affaires, les charges d'entretien des locaux (électricité, chauffage, nettoyage) ainsi que les diverses charges d'abonnements nécessaires à l'exploitation de l'entreprise.
Les charges variables sont celles qui sont en général proportionnelles au chiffre d'affaires, on peut noter les commissions de commerciaux, les redevances de franchise, les frais de transport sur les achats et sur ventes.
6.4 Les investissements et le financement
Généralement, les dépenses d’investissement ou d’immobilisation ont pour objet l’acquisition de biens ou de services comme les aménagements des locaux qui ont une durée d’utilisation supérieure à l’exercice au cours duquel ils ont été acquis.
Voici quelques exemples de dépenses d’investissement ou d’immobilisation :
- Achat de matériel industriel : machines et outillage,
- Achat de matériel informatique et de mobilier de bureau,
- Aménagement des locaux professionnels, achats de véhicules de transport,
- Dépenses de grosses réparations sur les matériels et outillage achetés précédemment. Une grosse réparation ou un échange standard d’une pièce essentielle d’une immobilisation sera considéré comme un investissement et donc une nouvelle immobilisation dans la mesure où cette réparation va prolonger notablement la vie du matériel en question et de surcroit si son coût est significatif.
Les réparations courantes, les entretiens et les maintenances effectués par l’entreprise ne rentrent pas dans cette catégorie.
Les achats d’immobilisations peuvent être financés par des emprunts ou des apports en capitaux permanents (Augmentation de capital ou apports complémentaires en compte courant de la part des associés)
Lorsque l’entreprise est significativement bénéficiaire et qu’elle a une trésorerie structurelle positive, elle peut financer ses investissements ou une partie d’entre-eux avec la trésorerie disponible. Toutefois, il est plutôt logique de financer des investissements avec des capitaux plus durables comme l’emprunt qui fait porter une charge de remboursement sur la durée d’utilisation de l’investissement.
6.5 Impact de la TVA
Le business plan sera calculé pour l'ensemble des éléments le constituant en valeur hors-taxes, car la TVA est neutralisée dans la détermination du bénéfice de l'entreprise. Elle joue par contre en matière de trésorerie.
Il est important de chiffrer les différents investissements, le chiffre d'affaires et les charges fixes variable en valeur hors-taxes.
Le tableau de calcul du business plan doit permettre de calculer la TVA à payer ou la TVA d'avance qui est le résultat de la différence entre la TVA sur ventes et la TVA sur les charges et investissements. Si la différence est positive, cela indique que l'entreprise devra décaisser le supplément de TVA sur ventes, par rapport à ses déductions de TVA sur achats et investissements. Dans le cas contraire, cela constitue une avance reportée d'un mois sur l'autre.
Les outils de business plan font ce calcul de manière automatique.
6.6 Prévisions de trésorerie
L'ensemble des données saisies chiffres d'affaires, charges fixes et variables, investissements et financements vont permettre d'établir les tableaux de synthèse qui von constituer le business plan proprement dit et obtenir les tableaux suivants :
- La simulation des déclarations de chiffre d’affaires
· Le compte de résultat sur les 5 ans du business plan
· La synthèse de la trésorerie du chiffre d’affaires
· La synthèse de la trésorerie des charges
· La synthèse globale de la trésorerie sur les 5 ans
· Le bilan à l’issue des 5 années du business plan
7 - Synthèse
Ce module vous a permis de parcourir la structure du projet de création d'entreprise et les différents moyens qui doivent concourir à sa mise en place.
Ce module a mis l'accent sur l'importance dans un projet de création d'entreprise, de réaliser un business plan objectif précis, de manière à sécuriser la création de votre nouvelle activité pour la présenter aux différents partenaires qui vont vous accompagner dans ce projet.
Un modèle de business plan, peut être téléchargé sur le site www.tpe-académie.fr , il pourra vous aider dans la réalisation de votre futur business plan.
Un manuel décrivant, le processus progressif de constitution du business plan est associé au modèle à télécharger.
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