Avant-propos
Le bail commercial ou encore contrat de location permet l’exercice dans un local loué à un bailleur d’une activité commerciale, industrielle ou artisanale.
Le bail commercial peut prendre différentes formes selon sa durée et ses clauses particulières.
Il est important d’en comprendre les règles avant de le conclure et de prêter attention à son exécution tout au long de sa durée.
Le bail commercial – définition
Le bail commercial est un contrat de location d'un local dans lequel est exercée une activité commerciale, industrielle ou artisanale.
Il doit servir à l'exploitation d'un fonds de commerce.
Si le montant initial du loyer est libre, sa révision quant à elle est strictement encadrée. Le locataire bénéficie soit d'un renouvellement du bail, soit d'une indemnité d´éviction.
On distingue avant tout 3 catégories de baux
1-Le bail commercial
Objet
La conclusion d'un bail commercial n'est possible que si le local est affecté administrativement à l'exercice d'une activité commerciale, industrielle ou artisanale.
Sinon, un changement d'affectation de local est nécessaire. Par exemple, si vous disposez d'un local destiné à l'habitation que vous souhaitez louer à un commerçant pour qu'il exerce son activité. Vous devez demander à l'administration de changer l'affectation du lieu. Le local qui était destiné à l'habitation va devenir un local à usage commercial.
Si le locataire signe un bail d'habitation classique mais qu'il exerce une activité commerciale, il ne pourra pas bénéficier des règles des baux commerciaux.
Le bail commercial peut contenir une clause de déspécialisation. Le locataire doit alors respecter l'activité commerciale pour laquelle le bail a été signé. Par exemple, si le bail commercial mentionne que l'activité commerciale est une boutique de vêtement, le locataire ne peut pas transformer la boutique de vêtement en boulangerie.
En cas de non-respect de cette clause, le bailleur a la possibilité de rompre le contrat de bail sans verser au locataire une somme compensatoire.
Si le contrat contient une clause de spécialisation, le locataire peut demander au bailleur une autorisation préalable pour exercer une activité entièrement nouvelle.
Contenu
Le contrat de bail commercial n'est soumis à aucune forme particulière. Sa conclusion par écrit apporte une sécurité et la preuve de son existence. De plus, il est préférable que le bail soit rédigé par un avocat ou un notaire.
Les parties peuvent conclure un bail « tous commerces » permettant d'exercer toute activité. Le contrat de bail commercial doit contenir certaines informations obligatoires :
Identités et adresses du bailleur et du locataire
Type de commerce ou d'activité à exercer dans le local
Montant du loyer et ses charges
Mode de règlement du loyer
Droit au renouvellement du bail
Montant du dépôt de garantie
Durée du bail
Mode de résiliation du bail
Un état des risques naturels et technologiques doit être joint au contrat de bail. La répartition des charges, impôts, taxes et redevances entre le locataire et le bailleur doit obligatoirement figurer dans le contrat de bail.
Dans le cadre d'un bail commercial, le bailleur doit annexer 3 diagnostics au contrat de location :
Durée
Le contrat de bail est conclu pour 9 ans au minimum.
Le bailleur et le locataire peuvent décider de conclure un contrat d'une durée plus longue. Mais le contrat ne peut pas être conclu pour une durée indéterminée.
Le bailleur doit payer une indemnité d'éviction au locataire en cas de résiliation du bail commercial.
Le locataire peut donner congé à la fin d'une période de 3 ans.
Toutefois, une clause peut l'interdire pour les baux de plus de 9 ans. Par exemple, dans le cas des baux des locaux destinés à l'exercice d'une seule activité, ceux des locaux à usage exclusif de bureaux et ceux des locaux de stockage. Dans ce cas, c'est seulement à la fin de cette période de plus de 9 ans que le locataire peut donner congé.
Pour résilier le contrat, le locataire doit présenter son congé au bailleur au moins 6 mois avant la fin de la période triennale ou de la durée du bail commercial. Le congé est donné par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais, dans certains cas, le locataire peut mettre fin au contrat de façon anticipée. Par exemple : incendie du local, départ à la retraite ou invalidité.
Loyer initial
Le montant initial du loyer n'est pas réglementé et est fixé librement par les parties au contrat. Cependant, la révision du prix du loyer est soumise à des règles spécifiques. Il faut que le loyer du bail révisé corresponde à la valeur locative. Cette valeur locative est fixée soit à l'amiable par le bailleur et locataire, soit par un arbitre désigné par les parties, soit fixé par un juge.
S'il s'agit d'un local vacant, une clause du bail commercial peut prévoir le versement d'un droit d'entrée, appelé pas-de-porte, au propriétaire des murs. Le pas de porte est une somme d'argent que doit verser le futur locataire. La somme d'argent est fixée en fonction de l'emplacement du local et la capacité qu'il a d'attirer la clientèle.
La nature du pas-de-porte doit être précisée dans le contrat de bail. S'il s'agit d'un supplément de loyer, le locataire peut le déduire de ses bénéfices, en répartissant cette déduction sur une période au moins égale à la durée du bail (par 1/9es par exemple). Mais si ce versement est qualifié d'indemnité, le locataire ne peut ni le déduire, ni l'amortir.
Dépôt de garantie
Souvent, le contrat de bail peut prévoir le versement par le locataire d'une somme, librement fixée par les parties, visant à garantir au bailleur la bonne exécution du bail. Mais ce n'est pas une obligation légale. Cette somme doit être remboursée au locataire quand il quitte les lieux et s'il a rempli ses obligations contractuelles.
Lorsque le bien loué a été vendu en cours de bail, c'est au bailleur initial qu'il appartient de restituer le dépôt de garantie au locataire et non au bailleur actuel.
Le dépôt de garantie va servir à couvrir les loyers qui n'ont pas été payés, les réparations suite à la dégradation du local commercial par le locataire, mais aussi au paiement des impôts dus au locataire.
Si le loyer est payable d'avance (terme à échoir), le montant du dépôt de garantie est en général égal à 1 trimestre de loyer. En revanche, si le loyer est payable à terme échu, c'est-à-dire payé ultérieurement, le dépôt de garantie s'élève fréquemment à 2 trimestres de loyer.
Dans tous les cas, le bailleur ne doit pas réclamer la TVA sur ce montant.
Mais, par exception, le dépôt de garantie peut être soumis à la TVA lorsque le bailleur le récupère à la fin du bail en réparations des manquements contractuelles du locataire.
Pour un loyer payable d'avance, si le montant du dépôt de garantie dépasse l'équivalent de 2 termes de loyer, il doit produire des intérêts au profit du locataire.
Les taux d'intérêts sont ceux pratiqués par la Banque de France pour les avances sur titres.
État des lieux
Lors de la prise de possession des locaux par le locataire et lors de leur restitution, un état des lieux doit être établi :
soit en présence et à l'amiable par le bailleur et le locataire,
soit par un huissier de justice, à l'initiative du bailleur ou du locataire, à frais partagés par moitié.
L'état des lieux doit être joint au contrat de location. Sinon, il doit être conservé par chacune des parties. Il doit présenter avec précision l'état de chaque pièce et les équipements contenus dans le local commercial. L'état des lieux doit obligatoirement se faire à plusieurs étapes :
au moment de l'ouverture du bail,
à la fin du contrat de bail,
à la cession du droit au bail,
en cas de mutation ou de cession à titre gratuit du fonds,
à la cession du fonds de commerce.
Si l'état des lieux n'est pas effectué, le locataire n'est pas présumé avoir reçu les locaux en bon état de réparations locatives. Dans ce cas, le dépôt de garantie doit être entièrement restitué au locataire.
2-Le bail de location saisonnière
Pour les activités saisonnières, il peut être conclu un bail dérogatoire et ce pendant le temps de la saison (entre 3 et 6 mois).
Il a une durée déterminée et doit préciser la date de fin du contrat.
Il peut être renouvelé chaque année pour la saison, avec la même durée, sans limite dans le temps. Il est également possible de conclure 2 baux saisonniers pour le même local à 2 périodes différentes (saison hivernale et saison estivale par exemple). Ce qui permet de ne pas payer de loyer pendant la période de fermeture.
À l'inverse du bail commercial, Il ne bénéficie pas du droit automatique au renouvellement du contrat. Contrairement au bail commercial, le locataire n'a pas à respecter un préavis pour quitter le local.
Certaines conditions doivent être précisées :
Durée de location et d'occupation
Paiement du loyer : à terme échu ou, réglé en totalité ou mensuellement.
Les modalités de répartition des charges
Description et emplacement des locaux (état des lieux)
3-Le bail dérogatoire
Objet
Un bailleur peut conclure un bail dérogatoire, ou même plusieurs, avec le même locataire, à condition que les 3 conditions suivantes soient remplies :
Leur durée totale ne dépasse pas 3 ans
Le bailleur et le locataire ont manifesté clairement leur intention de ne pas être soumis au statut des baux commerciaux, en insérant une clause dans le contrat
Le bail est conclu lors de l'entrée dans les lieux du locataire.
Si toutes ses conditions ne sont pas réunies, le bail est automatiquement soumis aux règles applicables aux baux commerciaux.
Le bail dérogatoire peut être signé même si le locataire avait déjà occupé le local en vertu d'un bail commercial. Toutefois, le bail commercial doit être résilié.
Le loyer est fixé librement et n'est pas plafonné. Une clause d'indexation est possible : le prix peut varier selon les services ou les évolutions économiques.
Pour les baux conclus depuis le 1er septembre 2014, un état des lieux d'entrée et de sortie doit être établi. Pour ceux conclus avant cette date, l'état des lieux de sortie ne doit être établi que si un état des lieux d'entrée a été fait.
Contenu
Le bail dérogatoire n'est pas soumis à une forme particulière d'écrit. Le bailleur et le locataire bénéficie d'une grande liberté contractuelle, ils peuvent insérer des clauses spécifiques correspondant à leurs besoins dans le contrat de bail.
Par exemple, le type de commerce ou d'activités à exercer dans le local, le montant du loyer et ses charges.
Toutefois, les mentions sur la durée, l'état des lieux et la clause de non-application des règles de baux commerciaux sont obligatoires.
Durée
Elle est limitée à 3 ans.
Il est possible de conclure des baux de courte durée successifs au bénéfice du même locataire et pour les mêmes locaux. Ceci à condition que la durée totale de ces baux ne dépasse pas 3 ans (2 ans pour les contrats renouvelés ou signés avant le 1er septembre 2014).
Aucune durée minimale n'est imposée. On peut par exemple conclure un bail dérogatoire pour 12 mois
Fin du Bail
Le bail dérogatoire ne permet pas au locataire de bénéficier du droit au renouvellement du bail ou de l'indemnité d’éviction.
Le locataire doit respecter la durée prévue dans le contrat et quitter les lieux à la fin du bail.
Ni le propriétaire, ni le locataire ne peuvent donner un congé anticipé, avant la fin de la période de location prévue au contrat.
Le locataire doit payer son loyer jusqu'à la fin du bail dérogatoire, même dans le cas ou il décide de quitter le local avant la date de fin de contrat.
Le locataire peut prendre congé à la fin du bail dérogatoire ou signer un nouveau contrat de bail. Cependant le nouveau contrat de bail signé devra respecter les règles applicables en matière de baux commerciaux.
À l'échéance du bail, si le locataire ne quitte pas les lieux, le bailleur dispose d'1 mois pour manifester son opposition à son maintien dans les lieux, s'il ne l'a pas fait avant.
Si le bailleur ne réagit pas, le locataire resté dans les lieux à la fin du bail dérogatoire bénéficie automatiquement d'un nouveau bail soumis au statut des baux commerciaux.
4-La convention d’occupation précaire
Cette forme de contrat de location se distingue du bail dérogatoire sur le caractère précaire de l’engagement bilatéral de location entre un propriétaire et un locataire.
La convention st le plus souvent conclue pour faire face à une situation exceptionnelle ne devant pas en principe durer.
Les principales caractéristiques de la convention d’occupation précaire sont :
Le locataire est le plus souvent communément appelé occupant à titre précaire.
L' existence de cette convention repose le plus souvent sur des conditions exceptionnelles et accorde un droit d’occupation preneur en contrepartie d’une somme modique par rapport à un bail classique
En matière commerciale et depuis la loi Pinel la convention d’occupation précaire permet de déroger au régime des baux commerciaux
o L’occupant ne peut exiger une nuitée défection de la part du bailleur
o L’occupant n’a pas le droit au renouvellement de sa convention
o L’occupant de quitter impérativement les locaux de l’expiration de la convention ou de sa dénonciation
Convention d’occupation précaire peut être conclu pour une durée déterminée ou indéterminée
La résiliation peut intervenir à tout moment sous réserve d’une notification par l’occupant ou le bailleur à l’autre partie en respectant un délai de un délai fixé dans la convention (1 mois par exemple)
Gestion du bail Commercial
J’ai bien examiné les différentes clauses et formes de contrat de location.
Le choix entre les différents types de baux ou de convention est primordial.
Le bail dérogatoire sera plutôt choisi par l’exploitant qui exerce une activité saisonnière et pour laquelle il souhaite un ajustement de loyer à cette saisonnalité et toutefois la possibilité d’obtenir le renouvellement à chaque saison. Il pourra également quitter les locaux sans préavis.
Le bail commercial lui confère à son titulaire la propriété commerciale et le droit automatique au renouvellement du bail et le droit à une indemnité d’éviction en cas de non renouvellement. Il est soumis à des règles précises et demande une rédaction professionnelle et une prise de conscience par le preneur de l’engagement qu’il prend sur la durée.
Exemple de site juridique qui aide à la rédaction des contrats de baux commerciaux : https://www.legalplace.fr/contrats
Le bail dérogatoire est adapté à un démarrage d’activité car il est moins contraignant coté durée du bail. En revanche ; il n’accorde pas un droit au renouvellement automatique au preneur ni une indemnité d’éviction en cas de congé, donc pas la propriété commerciale. Ce point peut être gênant dans le cas où le preneur crée une activité rentable grâce aux investissements personnels et matériels réalisés pendant la durée du bail dérogatoire.
Dans tous les cas, il est recommandé de lire à précision le règlement de copropriété si le local loué fait partie d’une copropriété afin de vérifier si le règlement ne contient pas de clauses interdisant ou restreignant certains types d’activités
Je conserve le contrat de bail et ses annexes et je note avec précision les dates clés du bail
Il est important de conserver toutes les pièces qui ont permis la conclusion du contrat qu’il s’agit d’un bail dérogatoire, saisonnier, ou d’un bail commercial classique ou encore d’une convention d’occupation précaire.
Conservez et notez avec précision :
· les dates de conclusion et de début du bail
· les dates de fin du bail ou des périodes triennales
· les dates des préavis de dénonciation qu’il s’agissent d’un bail classique ou d’un bail dérogatoire.
Comptabilisation des loyers et charges
Comptabilisation de la caution et du loyer d’avance.
La caution et les dépôts de garantie peuvent être comptabilisés lors de la signature du contrat de bail
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
2751000- Dépôts et cautionnements | | 1200.00 | |
4011000- Fournisseur | Bailleur | | 1200.00 |
On comptabilise ensuite le règlement ou le prélèvement de la caution et des dépôts de garantie.
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
5121000- Banque | | | 1200.00 |
4011000- Fournisseur | Bailleur | 1200.00 | |
On peut aussi comptabiliser directement lors du paiement de la caution et des dépôts de garantie ainsi :
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
2751000- Dépôts et caution. | | 1200.00 | |
5121001- Banque | | | 1200.00 |
Comptabilisation des avis d’échéance de loyer.
Les échéances de loyers justifiées par une quittance envoyée par le bailleur ou le gérant d’immeuble sont comptabilisés ainsi :
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
6132000-Locations Immob | | 800.00 | |
614000-Charges locatives | | 100.00 | |
4456601- Tva Déductible | | 160.00 | |
4011000-Fournisseurs | Bailleur | | 1060.00 |
On comptabilise ensuite le règlement ou le prélèvement du loyer
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
5121000-Banque | | | 1060.00 |
4011000-Fournisseur | Bailleur | 1060,00 | |
On peut aussi comptabiliser directement lors du paiement du loyer au bailleur ainsi :
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
6132000-Locations immob. | | 800.00 | |
6140000- Charges locatives | | 100.00 | |
4456601- Tva déductible | | 160.00 | |
5121001-Banque | | | 1060.00 |
Comptabilisation de la restitution de la caution en fin de bail.
On comptabilise la restitution de la caution et des dépôts de garantie au moment du règlement par le bailleur ou par l’agence de gestion d’immeubles. Cas d’une retenue sur la caution de 200,00€ par le bailleur pour prise en compte de l’état des lieux
Compte | Tiers | Débit | Crédit |
5121000-Banque | | | 860.00 |
2751000-Dépôts et caution. | | 1060.00 | |
6756000-VNC Imm fin.cédée | | 200.00 | |
En résumé :
Ce qu’il faut retenir
BIEN CHOISIR LE MODELE DE BAIL OU DE CONVENTION EN FONCTION DE SON ACTIVITE
NOTER LES DATES CLÉS DES CONTRATS POUR NE PAS ZAPPER LES PERIODES DE RENOUVELLEMENT ET DE PREAVIS DE DENONCIATION
EXAMINER LES EVENTUELLES INCOMPATIBILITES AVEC LE REGLEMENT DE COPROPRIETE
ENREGISTRER EN COMPTABILITE LES PIÈCES RELATIVES AUX CONTRATS INITIAUX ET AUX QUITTANCES DE LOCATION
MA GESTION AU PLUS PRÈS POUR LA SÉCURITÉ DE MON ENTREPRISE AVEC UN PILOTAGE ECLAIRÉ
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